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La Conferenza del Futuro

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La Conferenza del Futuro, la Conferenza Creativa

di Silvana Martuscelli

E’ lo strumento per trasformare l’intero ambito del nostro operare in un Campo Creativo.

Che renda possibili i cambiamenti necessari a soddisfare i bisogni comuni; che dimostri la potenza dei Campi e dell’Uomo; ci auguriamo infine che, nella costanza e nell’equilibrio, gli esseri umani trovino conferma in loro di quanto sia realizzabile un progetto immaginato e condiviso da tutti.

PREMESSA
Il motto che caratterizza le Conferenze del Futuro è: “Tutto il sistema in una stanza!”. Oppure: “Il cambiamento è possibile se lo vogliono tutti e se tutti partecipano alla sua definizione”. Per questa sua caratteristica di “unificazione”, la Conferenza del Futuro si presta anche quale strumento per affrontare il pessimismo ed il senso di frustrazione che può emergere nella “fase critica” del Laboratorio del Futuro, prendendo il sopravvento sulla capacità di costruire una visione positiva.

Tale risorsa è stata sperimentata per la prima volta a Berlino dopo la caduta del muro, quando due gruppi, uno di giovani studenti e l’altro di anziani, hanno affrontato insieme il tema del futuro della propria città. Contrariamente ad alcune aspettative, la differenza generazionale si è rivelata un elemento propulsore della creatività comune, fonte di stimolo per lo sviluppo di una visione condivisa.

Visto l’esito di tale esperienza, la Conferenza del Futuro è stata riproposta in una scuola che intendeva dotarsi di una struttura migliore, coinvolgendo l’intero sua ambito: dagli insegnanti agli studenti ai genitori ed ai rappresentanti dell’amministrazione.

Si è immediatamente constatato che, allargando lo spettro dei partecipanti, si ottiene da un lato una partecipazione più attiva e quindi un impegno più forte, dall’altro un maggior dispiegamento di risorse ed idee, in considerazione della maggiore diversità di approccio al tema trattato. Dal confronto intergenerazionale e interfunzionale erano nate una nuova forza propositiva ed una cultura della convivenza e della reciproca accettazione.

I principi su cui si basa il funzionamento delle Conferenze sono analoghi alle altre tecniche di creazione dei Campi Creativi precedentemente descritte.
In sintesi:

  • Il ruolo dei moderatori consiste nel creare le condizioni ideali affinchè tale processo di cambiamento possa svilupparsi.
  • I partecipanti sono responsabilizzati affinchè operino in prima persona alla ricerca e realizzazione di un futuro migliore.

SVOLGIMENTO
La Conferenza del Futuro ha una durata ideale di tre giorni. E’ composta di sei fasi durante le quali i partecipanti si suddividono e svolgono i loro compiti autonomamente. Si svolge inoltre in un centro residenziale e prevede due pernottamenti in modo che i partecipanti possano sentirsi liberi dai loro problemi quotidiani.

FASE 1: Creare un’identità comune, ovvero “chi siamo”
Il punto di partenza è scoprire il passato recente dell’organizzazione sulla quale si sta lavorando: ciascun partecipante deve documentarsi con ogni mezzo idoneo (articoli di giornale, internet, notizie varie ecc) per individuare la pietra miliare ed i principali avvenimenti che3 ne hanno caratterizzato lo sviluppo nei suoi ultimi anni.

Si appende alla parete un foglio a modulo continuo della lunghezza di circa otto metri, sul quale vengono riportati gli ultimi decenni di storia suddivisi in intervalli di cinque anni. I partecipanti vi riportano le notizie che hanno trovato e vi affiggono eventuali fotografie, ritagli di giornale ecc. Si ottiene in tal modo una panoramica generale della storia dell’organizzazione, che viene rivisitata da più punti di vista: in termini generali, settoriali e personali.
Se da un lato, difatti, i partecipanti esprimono la loro personale esperienzadi quei decenni, dall’altro prendono atto contemporaneamente delle similitudini di vissuto e dell’esistenza di valori condivisi.

Sin dal principio le Conferenze puntano l’accento sulla convergenza delle esperienze, per l’elaborazione di ciò che unifica e per la creazione di un clima di interesse e di comprensione reciproca. Questo metodo aiuta di conseguenza anche a far cadere i preconcetti verso individui e gruppi, mentre il procedimento dell’Officina del Futuro prevede un’iniziale fase critica, che per definizione tende piuttosto ad individualizzare.

FASE2: capire il contesto, ovvero: “dove siamo”
In questa fase i partecipanti sono invitati a documentarsi e portyare informazioni circa i fattori esterni che minacciano un processo di cambiamento nell’organizzazione (ad esempio scuole, comune, ditta…) in forma di articoli di giornale che descrivano scenari di sviluppo, prodotti nuovi della concorrenza, bisogni innovativi ecc. I partecipanti si suddividono in gruppi e discutono le informazioni individuate, provando contemporaneamente ad immaginare quali trend possano svilupparsi per fronteggiare i fattori esterni che minacciano il cambiamento.

Nella successiva riunione plenaria viene affisso un cartellone, le cui dimensioni sono circa 2.20×3.60 mt, con al centro una nuvola (ritagliata dalla carta da pacco) dove è riportata la scriitta: “Chi, cosa arriva alla nostra organizzazione?”. Dalla nuvola e verso l’esterno (la figura che ne emerge è quella della stella) si tracciano delle linee che rappresentano i trend individuati; si chiede poi ad ogni partecipante o gruppo di specificare quale di questi si ritiene più importante.

Sfruttando il rpincipio dell’autoorganizzazione, si individua quindi un rappresentante dei partecipanti (può appartenere a qualsiasi gruppo o livello di gerarchia) che, con successive elaborazioni condivise, riesca a trasformare la stella in un trend unico, che contempli però tutti quelli individuati.
In poco tempo si ottiene così un quadro completo capace di mostrare la quantità ed il tipo di influssi, o variabili, di cui l’organizzazione in causa deve tener conto. In questa fase, nella quale si rinuncia deliberatamente ad un esperto esterno o a grafici specialistici, si promuove la consapevolezza delle preziose risorse già presenti nel campo ed il protagonismo degli interessati all’interno del processo di cambiamento che desideriamo attivare. Questa fase richiede circa 13-18 ore di lavoro.

Al suo termine i partecipanti, suddivisi in gruppi riferiti alle funzioni interne (es. insegnanti, genitori ecc.), votano con adesivi i trend per loro più importanti, in modo da rendere trasparente quale gruppo reputi quale trend il più significativo. Tracciare i trend significa rendere palesi, “materializzare” le nostre proiezioni sul futuro, dimostrando allo stesso tempo:
come le azioni conseguenti siano influenzate da tali proiezioni
Dalla valutazione della presente fase possono quindi nascere sentimenti di confusione ed incertezza poichè si evidenzia la mole dei processi di trasformazione che dovranno essere attivati nei diversi settori dell’organizzazione.

FASE 3: il presente: di cosa siamo orgogliosi, che cosa ci aspettiamo
Il mattino seguente si formeranno i sottogruppi che svolgeranno l’analisi di ciuscun trend, che verrà poi riportata su appositi cartelloni. In plenumm si affronterà una discussione collettiva dei risultati individuati. Al termine di questa si costituiranno gruppi-funzione (insegnanti, dipendenti ecc.) i quali si interrogheranno sui fattori che ci rendono orgogliosi e sulle nostre aspettative. Questa fase di elaborazione aiuta a riconoscere quali siano nel dettaglio i nostri punti di forza e a viverli in modo collettivo. La successiva discussione in plenum metterà in evidenza le differenze o le similitudini dei diversi gruppi-funzione.

Mentre nelle Officine si passa dalla considerazione degli aspetti negativi o critici a quelli positivi, nella Conferenza si trattano contemporaneamente i punti deboli e forti. Ciò rafforza la capacità di auto-sostegno, evita sentimenti di colpa ed eventuali polarizzazioni del gruppo. Dalla lista dei punti deboli e forti emergeranno tabù, aspetti positivi e negativi che realmente ci appartengono e che danno vita a un quadro generale della nostra organizzazione in un’atmosfera creativa e costruttiva: la base cioè per un’azione di cambiamento.

FASE 4: il futuro: programmare il cambiamento
Dopo la pausa del secondo giorno arriva la fase centrale della conferenza, cioè l’elaborazione di una visione comune volta al cambiamento. Si tratta di dar vita ad una rappresentazione del futuro in cui confluiscano le informazioni, le prospettive, le aspettative, le relazioni, le visioni prodotte nell’analisi approdondita del giorno precedente. Il lavoro, della durata di circa tre ore, è organizzato in gruppi misti, dove ciascuno rappresenta uno spicchio dell’organizzazione.
Tale eterogeneità garantisce che:
– le visioni si orientino alle esigenze complessive dell’organizzazione
– le diversità interne vengano adeguatamente rappresentate
– gli ostacoli interni al processo di realizzazione vengano minimizzati, in quanto tutti i settori e tutti i livelli di gerarchia sono già coinvolti nel processo.
Le elaborazioni dei gruppi sono poi presentate in plenum e, come per le Officine del Futuro, si ricorre agli sketch e reportage, giornalini, scenari, azioni collettive di grandi gruppi ecc. Durante le rappresentazioni i partecipanti hanno il compito di annotare ciò che considerano come “visione comune”. Nel futuro tutto è possibile, in questa fase abbandoniamo la logica dei trend per lasciar spazio unicamente alla fantasia e alla creatività. Una volta che abbiamo determinato la nostra visione del futuro, con un percorso a ritroso, torniamo indietro nel tempo, stabilendo cosa dobbiamo fare in quale anno per unire la nostra visione al presente attuale. Questa procedura o atteggiamento mentale ci consente di abbandonare il classico schema: così era il passato, così è il presente e uguale sarà il futuro, e ci fa capire che il futuro è uno spazio aperto che dobbiamo conquistare con le nostre azioni.

FASE 5: scopriamo la causa unificante
La mattina del terzo giorno è dedicata alla compilazione di liste dove vengono inseriti gli elementi condivisida tutti quali fattori unificanti che danno vita a una visione comune. Gli aspetti di discordanza non vengono presi in considerazione: ci si limita a trascriverli in un cartellone a parte. E’ difatti temporaneamente più produttivo dedicarsi negli aspetti più dettagliati alla scoperta di ciò che ci unifica. Nonostante le diverse posizioni ed esperienze i partecipanti finiscono sempre per scoprire l’esistenza di un’ampia base comune sulla quale lavorare, e che questa rappresenta uno stimolo e un approccio potente al cambiamento.

FASE 6: la realizzazione, ovvero la fase del qui e ora
I partecipanti, suddivisi in gruppi-funzione (amministratori, dipendenti ecc.), o a seconda dei casi in gruppi misti, elaborano una proposta che viene poi presentata ufficialmente nella riunione plenaria; si tratta dei passi concreti che si rende necessario compiere per realizzare la visione comune, per esaudire il cambiamento desiderato. In poche parole: si tratta di definire il chi, il dove, il come e il quando.

DOCUMENTAZIONE E ATTIVITA’ SUCCESSIVE

La Conferenza si conclude poi con una carrellata in cui si chiede ai partecipanti di esprimere la propria opinione sui risultati raggiunti e circa il modo in cui tali risultati debbano essere comunicati agli altri membri dell’organizzazione che non hanno partecipato all’esperimento. Successivamente, a distanza di un lasso di tempo sufficientemente lungo, sarà opportuno organizzare un incontro della durata di una giornata, in cui verificare i risultati raggiunti. E’ opportuno stipulare un contratto preventivo con i moderatori, al fine di concordare una supervisione continua al processo in atto di cambiamento. La procedura di Conferenza è indicata per tutte le organizzazione che intendano intraprendere la strada del cambiamento utilizzando risorse proprie. Precondizioni inalienabili sono:
– la volontà di tutti al cambiamento deve essere sincera
– la disponibilità di tempo e di impegno deve essere garantita
– la presenza in tutte le fasi del processo delle persone-chiave di tutti i settori e livelli gerarchici deve essere garantita

Tali requisiti devono essere verificati nella fase preparatoria dal moderatore. A tal fine egli potrà riunire le suddette persone per circa due giorni con l’obbiettivo di puntualizzare e verificare le esigenze e la disponibilità dell’organizzazione al cambiamento. Ulteriore compito del moderatore è individuare il miglior luogo dove vivere tale esperienza (sala idonea), senza tralasciare il catering (spuntini, bevande ecc.). La Conferenza si cala bene sia nel settore profit, nello sviluppo di organizzazioni del lavoro, nella democratizzazione dei processi di rappresentazione del futuro.

Eventuali dubbi sull’opportunità di applicare la tecnica dell’Officina oppure quella della Conferenza possono comunque essere chiariti come segue: l’Officina del Futuro è la tecnica idonea per lavorare con gruppi di piccole dimensioni (circa 12-30 partecipanti), che vogliono analizzare criticamente la propria situazione, ed avere un aiuto ed un sostegno per raffigurare il futuro in modo nuovo attraverso le tecniche della creatività sociale e della fantasia individuale. Non è presente nell’Officina il vincolo del raggiungimento di un risultato concreto. Nella Conferenza del Futuro l’energia è volta al cambiamento istituzionale ed alla creazione, nelle istituzioni, di un Campo Creativo che, utilizzando risorse proprie, ha l’obbiettivo di produrre il cambiamento.

La partecipazione è ampia ed eterogenea e perciò richiede una struttura chiara e ben definita. La Conferenza lascia poco spazio alla fantasia individuale ed ha successo solo quando alla fine produce un concreto piano d’azione. Tutte queste metodologie trovano il loro “punto di partenza” nell’attivazione in primis della creatività individuale (ovvero nell’attitudine individuale alla creatività, che dovrebbe essere sostenuta da una vera e propria Cultura della Creatività) e, subito dopo, nella possibilità di operare in un regime di co-creatività con gli altri ed il mondo circostante. La coppia è il primo campo d’applicazione della co-creatività: essa si attiva, come si vedrà subito dopo, con il cosiddetto “partner sinergico”.

Trascritto dal libro “Il Potere dei Campi Creativi”

 

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Written by enricolistico

22/01/2011 a 16:03

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